8 sfaturi despre cum să economisiți la imprimare în companie

Marii majorități a companiilor nu li se poate nega efortul sincer de a reduce eficient costurile de imprimare. Economiile însă adesea nu corespund efortului depus și, în ciuda unor condiții comparabile, companiile obțin rezultate diametral opuse. Unde greșesc, așadar, unele companii sau, mai precis, cum se poate economisi la imprimare în cadrul companiei?

Companiile sunt foarte conștiente de faptul că tonerele, cartușele de cerneală, hârtia de birou, energia pentru funcționarea echipamentelor, service-ul imprimantelor sau arhivarea ori, dimpotrivă, eliminarea hârtiei le costă anual sume considerabile, pe care le-ar putea investi mult mai util. Nu este deci de mirare că firmele încearcă să obțină economii prin adoptarea diferitelor măsuri, inclusiv prin motivarea angajaților lor. După cum s-a dovedit însă, o vorbă bună și diverse pliante motivaționale nu au practic niciun efect pozitiv în reducerea costurilor de tipărire.

Puțin mai de succes au fost companiile care nu s-au bazat doar pe angajații lor și au folosit în luptă software pentru „birouri fără hârtie”, care a înlocuit evidența pe hârtie a documentelor și le-a permis angajaților să acceseze documentele de oriunde. Nici birourile fără hârtie, surprinzător, nu sunt o garanție a succesului, deoarece cele mai multe economii au fost realizate de companiile care au acționat mai hotărât și au adoptat o serie de măsuri. Am selectat dintre ele pe cele mai eficiente, care pot fi aplicate în orice companie.

1. Înlocuiți imprimantele mici și ineficiente cu una centrală

O soluție pentru reducerea costurilor de imprimare poate fi înlocuirea imprimantelor mai vechi, cu un preț ridicat al consumabilelor, cu imprimante moderne și economice.

O serie de imprimante înseamnă însă în continuare mai multe consumabile, de aceea va fi ideal să aveți o singură imprimantă centrală și să imprimați prin rețeaua de calculatoare. Dacă, în plus, amplasați imprimanta lângă angajatul care se ocupă de ea, economiile sunt asigurate.

2. Monitorizați lucrările de imprimare trimise

Imprimantele moderne pot crește economiile prin monitorizarea a ceea ce imprimă utilizatorii individuali sau departamentele și, dacă este necesar, le pot permite doar tipul de imprimare aprobat. Dacă, în plus, îi anunțați pe angajați că intenționați să efectuați o astfel de monitorizare la intervale regulate, putem paria că costurile de imprimare vor scădea chiar și cu câteva zeci de procente.

3. Eliminați greșelile, acestea pot costa compania mult mai mult decât credeți

A greși este omenește și niciunul dintre noi nu este perfect, dar greșelile trebuie privite și din cealaltă perspectivă, cea financiară.

Dacă, de exemplu, doriți să imprimați doar o singură pagină dintr-un document de 15 pagini, dar greșiți și imprimați întregul document, ați transformat inutil 14 coli de hârtie de birou în așa-numitele. spion În companiile mai mari, astfel de greșeli pot ajunge la mii de pagini, care cresc inutil consumul de hârtie de birou și de toner.

4. Pe lângă greșeli, abordați și uitarea

Când am menționat mai sus caracterul eronabil al omului, ne-am dat seama că va fi potrivit să menționăm și uitarea.

Din cauza stresului și a volumului mare de muncă, angajații pot uita că au tipărit deja documentele respective o dată. Soluția poate fi trimiterea lucrărilor de imprimare către server, unde așteaptă la coadă. Sarcina va fi tipărită doar în momentul în care angajații ajung la imprimantă și confirmă tipărirea prin apăsarea butonului.

5. Fontul și marginile sunt detalii aparent neglijabile, dar eficiente

Printre metodele simple, dar dovedite, de reducere a costurilor de imprimare se numără micșorarea fontului.

Dacă setarea fontului merge mână în mână cu setarea marginilor, vă puteți aștepta la o economie financiară destul de interesantă. Dar vom mai rămâne puțin la fonturi.

6. Nu lăsați tipul de font neobservat

S-ar putea să fiți surprins, dar doar două clicuri obișnuite de mouse sunt suficiente pentru a economisi toner sau cerneală.

Printre cele mai economice fonturi se numără Century Gothic, Calibri sau Garamond, în timp ce Arial sau Tahoma consumă cel mai mult cartușele imprimantelor.

7. Economisiți hârtia de birou

Dacă vă gândiți cum să economisiți la imprimare în companie, nu ar trebui să vă scape din vedere gramajul hârtiei de birou. Pentru sarcinile obișnuite de imprimare, utilizați hârtie clasică de birou cu gramaj mai mic, iar cu ocazii speciale (tipărirea materialelor reprezentative etc.) alegeți o hârtie mai scumpă, cu o gramaj mai mare.

8. Imprimarea duplex trebuie să fie o normalitate

În lista de sfaturi nu poate lipsi, în mod firesc, imprimarea duplex sau, dacă preferați, imprimarea față-verso a documentelor, cu ajutorul căreia, potrivit experienței companiilor de renume, se poate obține o economie de până la 40 % din costurile cu hârtia. Atunci când încercați să economisiți, merită să luați în considerare și imprimarea alb-negru sau imprimarea la o calitate mai redusă.

• SFAT: Hârtia de birou ideală pentru birou